吉林大学研究生档案管理暂行办法

校研院字[2002]24号

为了加强研究生档案管理工作，充分发挥研究生档案的作用。根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》等文件有关规定，结合我校实际情况，制定本暂行办法：

一、档案管理范围

所有在籍博士研究生和硕士研究生。

二、档案归档内容

1、入学注册时应提供的全部档案材料。

2、报考登记表、入学通知书（正本）等。

3、党员、团员或党的积极分子有关材料。

4、参加民主党派有关材料。

5、各学年总结鉴定表。

6、各种奖励、表彰登记表等。

7、纪律处分、学籍处理有关材料。

8、研究生成绩单。

9、学位申请表、学位审批表。

10、毕业研究生登记表。

11、毕业研究生体检表。

12报到证底联。

13、其它应存档的材料。

三、档案管理方式

1、各院（中心、所）负责本单位研究生档案的建档、归档、保管、使用、转递等项工作。

2、各院（中心、所）委派专人负责研究生档案的管理工作。

3、研究生被录取后，由研究生招生办公室统一调档，并及时将档案转交录取院（中心、所），开始建档。

四、档案的转递

研究生离校，所在院（中心、所）应及时将档案转出。转递档案须遵守下列规定：

1、研究生档案一律通过机密件转递，不准分开邮寄或本人自带。

2、转递档案必须按“档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封，加盖密封章。

3、档案转出一个月内要收回回执，以防丢失。

五、几项要求

1、档案属于机密材料，档案管理工作必须贯彻党和国家有关的保卫、保密制度，严密保管，保证研究生档案的安全。

2、应及时收集和补充档案材料，各种归档材料应做到完整、准确、系统。

3、任何人不得私自将材料归档或从档案中抽出材料。

4、各种归档材料应使用优质纸张，用黑色或蓝黑色墨水书写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。

吉林大学研究生院

二○○二年五月